La gestión documental en el MMB
Pere de Prada i Arana
El Archivo general presta servicio a toda la estructura administrativa y técnica del Museo Marítimo de Barcelona (MMB) en lo que respecta a la gestión de documentos administrativos y de archivo. Es el servicio encargado de la organización, gestión, tratamiento, custodia y difusión de los documentos que recibe y produce el MMB en el desarrollo de sus competencias y también se ocupa de mantener e impulsar el Sistema de Gestión de Documentos. Este sistema incluye el conjunto de normas, instrumentos y procedimientos necesarios para garantizar de manera eficaz y eficiente la producción, selección, conservación, uso y explotación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
El Archivo también impulsa la implantación de la administración electrónica en el MMB a través de la definición y el uso de aplicaciones, servicios electrónicos (Portal de la transparencia, Registro de entradas y salidas ERES, Sede electrónica, EACAT, entre otras) y de la elaboración de políticas en este ámbito de gestión: Política de firma electrónica, Política de documentos electrónicos.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL MMB
El Cuadro de Clasificación de Documentos (QCD) del Museo Marítimo de Barcelona es el instrumento que organiza la documentación que genera el MMB. Se estructura en tres niveles, el tercero de los cuales (serie documental) corresponde a las actividades que realiza el Museo en el desarrollo de las competencias que le son propias.
CALENDARIO DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN
El calendario de conservación y eliminación es una herramienta de gestión documental que tiene la función de determinar el periodo y lugar de conservación de los documentos, desde su creación hasta su eliminación, y de establecer su importancia dentro del sistema de gestión.
REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
El Registro de eliminación es el instrumento que informa de los procesos de eliminación de los documentos del MMB. El Registro se creó al amparo del artículo 12 del Decreto 13/2008 del 22 de enero sobre acceso, evaluación y selección de documentos, que establece la obligatoriedad de todos los titulares de documentos públicos de disponer de un registro de destrucción de documentos. Actualmente, el Museo publica el Registro anual de eliminación en el Portal de la Transparencia.
LAS TRANSFERENCIAS
Las transferencias de documentos constituyen el traspaso físico y legal de la documentación de las diferentes unidades del Museo al Servicio de Archivo e implican un cambio en la responsabilidad de los documentos transferidos. Sirven para controlar los documentos ingresados y facilitan la buena organización del archivo corporativo y la recuperación óptima de los documentos.
Los proyectos del Archivo
El Archivo del MMB impulsa y participa en diferentes proyectos relacionados con el tratamiento, la administración y la difusión de los fondos archivísticos y de los datos y la información relativa al Museo.
LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL MUSEO (GIM)
Desde el año 2010 trabajamos en el proyecto de Gestión de la Información del Museo (GIM), que nació como resultado del análisis y la auditoría sobre la información que gestiona el Museo.
Pere de Prada i Arana
LA INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN (RIM) Y LA ARTICULACIÓN DE UN MODELO TECNOLÓGICO
El RIM es una plataforma tecnológica bajo el soporte de Medium SPA que integra, facilita el acceso a la consulta y visibiliza las colecciones, los fondos archivísticos y los documentos bibliográficos del Museo desde un único punto de entrada. Si tuviéramos que definir el RIM con dos palabras clave, estas serían integración y difusión.
Pere de Prada i Arana
EL PLAN DE DIGITALIZACIÓN
El Archivo participa en la consecución de la digitalización de los fondos archivísticos que tiene bajo su custodia a través del Plan de trabajo, que ha emanado del Plan de Digitalización general del Museo aprobado en 2016. Con este plan se prevé la completa digitalización de los fondos archivísticos históricos más consultados del Archivo en un plazo de 10 años.
Arxiu històric MMB
LA VIDA Y LA MUERTE DE LA COMPAÑÍA TRANSATLÁNTICAEl Archivo trabaja en el vaciado de los datos contenidos en los certificados de nacimientos y defunciones de los registros de los barcos de la Compañía Transatlántica. La serie de certificados conservada en el fondo de la naviera se inicia en 1878 y finaliza en 1936.
